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MRO工业品类物资采购和使用管理解决方案
2017-02-24

MRO类物资管理同样重要MRO- Maintenance Repair and Operating,维护、修理及运行所需的材料和配件等非直接生产材料。


MRO类物资,又称为非直接生产材料,就是指那些无法结合进企业最后销售给客户的产品中的材料,以生产运行维护物资、备品备件、基建材料、机器设备为主,也包括办公设备、办公用品和其他非生产性材料。


一般来说,很多人对直接生产材料采购和使用管理非常重视,而忽略了MRO类物资的采购和使用管理,这其实是一种误区:


首先,有很多典型的服务类行业实际上没有什么直接生产材料,如运输业(航空铁路、公路、航运等)、电信业、宾馆酒店业等。对于这类企业来说,最重要的产品莫过于维持运营设备正常运转的生产运行维护物资和备品备件。因此管理好这类物资的采购和内部使用对于这类企业正常营业、降低成本、提高服务质量非常关键。


其次,有很多连续的流程制造型企业,其生产过程是连续不断的,如能源业(电力公司、发电厂等)、化工产品制造业等,如果因为MRO类物资供应的问题,造成生产的停顿,其损失是巨大的,因此管理好MRO类物资采购和内部使用是不间断生产的必要保障。


有很多普通的制造业企业,随着企业规模和销售收入的不断扩大,单位产品的生产成本不断下降,但是非生产性成本,例如MRO类物资材料的费用却由于没有严格的控制而更快的上涨,抵消了生产成本下降所带来的节约,导致企业的利润率,即盈利能力停滞不前甚至倒退。


因此,MRO类物资采购和使用管理对于企业同样是非常重要的,对于有些行业来说,其重要性甚至比直接材料管理还要高。


一、需求分析


您觉得以下这些问题似曾相识吗?


MRO类物资采购方面的问题


MRO类物资采购过于分散,没有统一管理:由于MRO类物资采购对生产和销售的影响不象直接材料采购那么大,所以很多企业没有引起足够的重视将其统一管理,各子公司、生产厂、分支机构和部门都独立进行采购,一方面丧失了采购的规模优势,降低了与供应商谈判的能力,另一方面不同组织都有自己的采购渠道,使得采购的透明度大大降低,助长了采购中的不正常行为。


MRO类物资采购缺乏计划性:与对生产原料的采购不同,企业对MRO类物资的采购缺乏计划性。经常可以看到这样的例子,某些时候,维修部门急着要用某个备件,物资部门却没有储备,因此必须急迫地对外采购,价格和运输费用都会高很多,还不一定能保证赶得上;而另一些时候,一次购买了大量的备品备件等材料,堆放在仓库中直到过了有效使用期或保修期后还是无人使用。


供应商众多,价格和服务品质参差不齐:由于很多企业的MRO类物资采购存在着较大的分散性和随意性,因此对于同一类物资供应品,可能有很多的供应商,造成企业不能从某一供应商那里得到整体的价格优惠和优良的服务,与此同时,供应商越多,管理和协调的工作负担越大,难度越高。


采购的相关信息缺乏沟通:常常会有这样的事情发生,A生产厂需要某个产品,但是不知道到哪里去买和什么价格合适,而曾有过购买经验的B生产厂的组织和人员又无从知道这个组织需要这样的信息。结果就很有可能A生产厂以一个昂贵的价格从一个并不优良的供应商手中购买了这个产品。同一种规格的产品,采购的价格却相差很大。


不能及时了解供应商的最新价格和库存的变化:一般来说,采购审批手续完成后,企业才向供应商去订购,而如果这时才发现供应商没货或者价格已经有了很大变化,可能还要重新审批,浪费了很多时间。


MRO类物资使用的问题:


MRO类物资领用的过程复杂烦琐:MRO类物资领用涉及到的审批人员和过程相当复杂。一般来说,要完成从员工提出申请,本部门上级审批,行政或者后勤部门审批,财务部门审批,企业领导审批等一整套程序,而其中还会夹杂着限额控制、预算控制、产品档次限制等各种控制要求。复杂的审批过程,中间很容易出现瓶颈,完成一个流程需要很长时间,并会产生一大堆文档,仅管理这些文档就增加了不少工作负担。每个企业领导可能都有这样的经历:刚出差回来,就有一大批采购申请、领用申请或其他文件等着审批,而且已经等了很多天了。


MRO类物资费用缺乏内部核算和监控机制:由于申请领用MRO类物资的人员或机构可以是来自各个方向,由于没有一个统一的管理,也就不可能对每个核算单位直至到最小的个人所使用的物资的相关费用进行核算和监督。而正是由于物资的费用没有最后核算落实到具体的领用者或者其他最小核算单位的头上,导致在物资使用上可能存在着巨大的浪费,对使用者也没有任何影响。


物资的库存没有相互调剂:可能有时候在企业的某个地方对某个产品有紧迫的需求,而在另外一个地方还有很多该产品的富余库存,但是这个信息没有沟通,结果是企业以加急的高价对外采购。


物资使用结果散落在各处,无法进行统计和分析:物资使用的相关文档和数据散落在各处,很难搜集到一起进行统计和分析,而且之间常常并不一致,以致不能有效地管理库存和有计划性地提出采购要求。


需求归纳


您可能觉得以上所列的许多问题都在您的企业的MRO物资采购和使用中存在,那么把他们归结起来,您的企业需要一个什么样的MRO物资采购和使用管理系统呢?


能够管理项目繁多的MRO物资产品的采购和使用,并且可以很容易地添加新的项目。


能够支持跨地域的多下属公司、多分支机构、多部门的MRO物资采购的统一管理,但是又不损失效率。


能够灵活地适应不同客户的具体内部管理制度要求的审批程序,同时日后可以方便地调整。


能够实现MRO物资采购和领用工作的电子化,支持移动办公,消除审批流程中的时间瓶颈和减少相关的案牍工作量。


能够实时MRO交流物资采购的相关信息,比如说内部库存、优选供应商、供应商最新价格、供应商最新库存等。


能够对采购的行为和结果等数据进行统一分析,为以后的改进提供依据,如要求供应商提供更优惠的价格,又如可以要求某个核算单位注意节约物资使用,向优秀单位看齐等。


能够方便地扩展和升级,并能与企业现有系统很好地连接。


二、Xm-MRO类物资采购和使用管理解决方案:


Xm的MRO类物资采购和使用管理解决方案能够很好地实现以上所有的客户需求。它的结构主要是以客户内部的MRO物资采购部门为核心的物资管理者,对外作为采购者向供应商购买MRO物资产品,对内作为供应者管理MRO物资使用者的物资领用和核算。



对内MRO物资的领用管理:


内部核算单位层次结构设置:每个客户的内部核算单位都有可能不同,其层次结构也可能大不相同。Xm-MRO的解决方案支持灵活地设置核算单位的层次结构,并且可以不断增加广度和深度,深入到企业核算的最小单位,直至到个人。对于层次没有限制,这样即便是人员众多、机构复杂的大型跨国企业的核算单位层次结构也可以清楚的反映。因此,无论客户内部的核算单位是如何设置的,都可以准确地反映到这个系统中来。


MRO物资领用申请审批流程和规则设置:Xm-MRO解决方案支持多种类型的审批规则,即可以采用多种条件触发审批要求,同时还支持客户自定义新的审批规则类型,而且这些审批触发条件可以直接设置到审批路径中自动触发。同时支持灵活地设置审批路径,即某项采购请求可能需要多个审批人的审批,根据不同审批人之间的关系,这个审批路径既可以是并行的,也可以是串行的,还可以是混合的。


领用申请:可以从物资管理者提供的MRO物资产品目录中查找和搜索需要领用的产品,并检查其库存状态(如果库存内缺货的话,要产生一个请购单),给出领用的理由,然后创建领用申请单,并可以用Email或短消息通知审批人。


审批过程:领用申请单创建后,需要通过一系列的审批程序。只要连入互联网,审批人就可以批准或拒绝物资领用申请,并给出相应理由。


状态查询:无论是领用申请人还是审批人都可以随时在线查询审批过程的进行状态,或由Email或短消息系统通知。


领用物资:审批通过后,领用申请单就成为领料单,申请人可以凭着这张领料单(既可以是打印出来的,也可以是在网络上的)到仓库领取相应的物资,并同时确认其已领到。


缴回物资:如果领到的物资使用后有剩余,使用人在返回仓库交还剩余的物资,并同时确认物资已交还。


库存更新:在MRO物资发放和收回时都要更新仓库的库存数据。


对外MRO物资的采购管理:

MRO物资产品目录建立:所有需要的MRO物资产品按照标准的产品分类和内容格式建立其产品条目,并加入到MRO物资产品目录中去。


对外采购审批流程和规则设置:与物资领用的审批一样,Xm-MRO解决方案也支持在采购方面的多种类型的审批规则和灵活地设置审批路径。


采购申请:可以是由物资使用者发现其所需的物资在库存中没有,而发出一个采购申请,也可以是物资管理部门内的一个员工主动去补充某一类物资的库存而发起采购申请。

采购审批:同样采购申请单创建后,也需要通过一系列的审批程序。


采购订单:审批通过后,会创建一个采购订单,发送到供应商处。


订单执行状态查询:物资管理部门的员工可以随时在线查询或得到Email或短消息的通知,得知由供应商反馈的订单的执行状态。


接收物资:收到物资后,物资管理部门的员工可以确认已接收到这批商品,如果需要的话,通知物资使用者其所需物资已经到货,可以前来领取。


库存更新:在物资接收时更新仓库的库存数据。

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